La partecipazione a una fiera può essere un mezzo molto valido per potenziare il proprio giro d’affari. Gli strumenti e le strategie ideali per promuovere la nostra presenza in fiera sono gli stessi del digital marketing. E saranno utili anche per raccogliere quanto avremo seminato a evento concluso. È necessario, però, prepararsi accuratamente. Solo pianificando con grande attenzione la comunicazione prima e dopo la fiera, infatti, è possibile trarne il maggior vantaggio possibile. I macro obiettivi che si possono raggiungere decidendo di investire tempo e denaro in un importante evento di settore sono cinque:

  1. migliorare la brand awareness;
  2. fare in modo che la Stampa parli dell’azienda;
  3. stringere relazioni utili con potenziali nuovi fornitori, società partner e clienti;
  4. consolidare i rapporti di collaborazione già in essere;
  5. vendere prodotti e servizi.

Vediamo come declinare strategie e strumenti digital in maniera mirata.

Aggiornare il sito

Se è passato del tempo dall’ultimo aggiornamento del nostro sito web è arrivato il momento di intervenire. Pubblicando nuove informazioni sull’azienda e sui progressi più recenti. Possiamo aggiungere qualche notizia accuratamente confezionata nella sezione news o nel blog del sito aziendale, se ne abbiamo previsto uno. Nel momento stesso in cui decideremo di partecipare alla fiera, iniziamo subito a pensare ai contenuti da pubblicare: prima si parte, meglio è. Ricordandoci che articoli e notizie strettamente legati all’evento li pubblicheremo a partire da uno o due mesi prima della fiera. Ma dobbiamo fare in modo che ci siano “tracce fresche” del nostro operato sul web, per invogliare i potenziali clienti a passare a trovarci e la stampa a parlare di noi. Quindi: pensiamo anche a contenuti slegati dalla fiera che servano a rinnovare la storia del nostro brand. Perché il risultato sia di qualità è fondamentale compilare un piano editoriale completo di date di pubblicazione, titoli dei contenuti, parole chiave da utilizzare ed eventuali link utili.

Stilare un piano editoriale rende più facile ed efficace il lavoro di comunicazione e promozione dell’evento

Progettiamo una pagina dedicata alla fiera da aggiungere al sito, completa di tutte le informazioni necessarie (indirizzo, date e orari, padiglione, stand, ecc.). Studiamo una call to action accattivante con la quale invitare tutti a venirci a trovare. La creatività realizzata servirà come pagina web di atterraggio, sulla quale veicolare traffico a partire dalla newsletter, dalla campagna DEM e dai social. Va promossa su tutti i canali e con tutti gli strumenti e le strategie a nostra disposizione.

Attenzione: meglio evitare di migrare il sito, a meno che non sia troppo obsoleto. Rischiamo di perdere molto terreno rispetto al posizionamento su Google e di vedere il traffico ridursi drasticamente.

Pianificare la comunicazione sui social

Dobbiamo aggiornare con regolarità tutti i profili social attivi. Se li stavamo trascurando, possiamo cogliere l’occasione per rimetterci in carreggiata. Anche in questo caso un calendario editoriale è un aiuto prezioso per tracciare la strada da percorrere. Pianificare richiede tempo,ma velocizza tutto il percorso successivo di realizzazione e pubblicazione dei post . Oltre a consentire di ottenere più facilmente gli obiettivi prefissati.

Tra i post che andremo a pubblicare c’è quello che annuncerà la nostra presenza in fiera. Prevediamo un conto alla rovescia, ma solo se in ogni nuovo post siamo in grado di includere informazioni utili o interessanti per chi ci segue.

Il conto alla rovescia sui social? Solo se abbiamo qualcosa di interessante da dire

Possiamo raccontare cosa abbiamo organizzato, sponsorizzare l’eventuale presenza a talk e tavole rotonde, condividere dati sulle edizioni passate dell’evento, oppure ricordare che daremo un omaggio a chi ci verrà a trovare. L’omaggio può essere un gadget, l’offerta di un aperitivo o magari quella di un servizio premium in prova gratuita. Gli articoli e le notizie che pubblicheremo sul sito aziendale possono trasformarsi in altrettanti post che veicoleranno traffico al sito.

Non apriamo nuovi account sui social per la fiera, con il rischio di non riuscire a conquistare abbastanza seguaci e non avere tempo per curarli adeguatamente. Meglio concentrarsi su quelli già attivi. Strumenti e strategie scelti funzioneranno meglio se sappiamo già utilizzarli.

Preparare il press kit

Molto probabilmente un press kit lo avremo già. Ma anche questo va aggiornato, inserendo nuove informazioni sulla storia dell’azienda. Controlliamo che tutti i dati inseriti siano corretti. Chiunque voglia avere delle informazioni generali sulla nostra società (giornalisti, fornitori, potenziali clienti) deve poterle trovare in modo facile e veloce. Da questo punto di vista anche il press kit rientra negli strumenti e nelle strategie, e può essere digitalizzato. Non è necessario stamparlo tutto: facciamo in modo che sia scaricabile con un clic visitando la pagina Area Stampasul sito web. Volendo possiamo prevedere di stampare solo l’ultimo comunicato, aggiungendo un QR Code che porti direttamente sulla pagina web da cui scaricare tutto il resto. Non dimentichiamoci di aggiungere foto ad alta risoluzione dei founder e dei prodotti. Non le abbiamo? La fiera potrebbe essere un’occasione per realizzarle.

Pensare a un comunicato stampa notiziabile

Scegliamo strategicamente se creare e diramare un comunicato stampa prima o dopo la fiera, da inviare a tutti i giornalisti con i quali siamo in contatto. Pensiamo di pubblicare due comunicati sull’evento? È bene che passi almeno qualche settimana tra il primo e il secondo. E bisogna avere informazioni notiziabili da condividere su entrambi. Ad esempio, possiamo realizzarne uno su una partnership importante nata in vista della fiera e l’altro, a chiusura dell’evento, sui prodotti o i servizi che avremo presentato. Ma ricordiamoci sempre che è meglio un singolo comunicato ricco ed esaustivo, che sia davvero interessante per la Stampa, che più comunicati diramati a poca distanza l’uno dall’altro “privi di sostanza”.

Meglio un solo comunicato che attiri l’attenzione della Stampa piuttosto che due comunicati poco notiziabili

Inviare una newsletter mirata

Oltre a raccontare sul sito aziendale e attraverso i social che saremo presenti in fiera, tra  gli strumenti e le strategie che abbiamo a nostra disposizione c’è la newsletter. Possiamo comunicare direttamente ai nostri contatti perché abbiamo deciso di partecipare all’evento e dove potranno trovarci. Meglio personalizzare la comunicazione in base al referente (cliente, fornitore, eccetera). Ricordiamoci però che la newsletter deve essere ricca di contenuti: ad esempio potremmo realizzare uno speciale tutto dedicato alla fiera, con tante informazioni sulle precedenti edizioni, sui partner e sul numero di espositori e visitatori attesi per l’evento imminente. Le newsletter che veicolano solo contenuti commerciali difficilmente incontrano l’interesse dei destinatari: dobbiamo dare loro informazioni utili.

Inviti e newsletter: meglio se personalizzati

Inviamo un invito personalizzato a quei contatti che sono più preziosi per il nostro business, offrendo loro un biglietto omaggio. Se anche saranno in pochi a venirci davvero a trovare dimostreremo comunque di essere un’azienda attiva e presente nel settore.

Puntare sulle campagne DEM

Il Direct Email Marketing (DEM) è un sistema molto efficace per incrementare il traffico verso il nostro sito e ottenere buone performance dalle campagne. Con un unico invio collettivo e la stessa creatività, attentamente studiata, possiamo raggiungere tutto il nostro target. L’importante è che il database di contatti a cui fare l’invio sia altamente profilato. Oltre a inviare in modo facile e veloce le nostre campagne commerciali, tramite DEM potremo monitorare le azioni compiute da ciascun utente. In che senso? Nella DEM inseriamo una call to action invitando i destinatari a visitare (ad esempio) la landing page dedicata alla fiera pubblicata sul nostro sito. Oppure, ancora meglio, potremmo invitare i clienti e i potenziali acquirenti a prendere un appuntamento per venirci a trovare, attraverso un form online.

Una campagna DEM consente di monitorare le azioni che i destinatari compiono dopo aver ricevuto la comunicazione.

Grazie alla DEM sapremo quante persone hanno aperto e letto la comunicazione commerciale, quante hanno fatto clic sul bottone inserito nella creatività atterrando sulla pagina web dedicata e se qualcuno ha compilato l’eventuale form. Sapremo anche se i destinatari hanno deciso di cancellarsi dal servizio (come avviene per le newsletter) e se alcuni indirizzi non sono più attivi (percentuale di bounce). Esistono software ma anche strumenti web che possono essere utilizzati in abbonamento per fare DEM. Tra gli strumenti e le strategie adatti a fare comunicazione mirata è uno dei più potenti, ma va comunque usato insieme agli altri.

Promuovere l’evento a pagamento

Ottenere visibilità sui motori di ricerca non è facile. Potremmo allora prevedere di spendere qualche centinaio di euro in pubblicità mirata. Su Google tramite il servizio di advertising Google ADS, oppure meglio ancora su Facebook e LinkedIN, utilizzando campagne pubblicitarie profilate, che arrivino direttamente ai profili che siano davvero interessati all’argomento.

Attirare visitatori allo stand

I giorni della fiera saranno molto frenetici.Difficilmente avremo il tempo per pensare quali siano le mosse migliori. Per questo è fondamentale pianificare il più possibile le strategie da mettere in campo prima dell’inizio della fiera. Prepariamo un calendario ricco di attività (se possibile) da condividere in anticipo e lasciare in bella vista sul sito e sul social che usiamo di più.

I giorni dellafiera sono il momento migliore per realizzare delle brevi dirette di quanto stiamo facendo, da condividere come aggiornamento sui social. Abbiamo molteplici possibilità, da Facebook a Twitter passando per YouTube e Instagram. Il consiglio è sempre lo stesso: usiamo solo i canali già attivi e con i quali abbiamo più dimestichezza. Ricordandoci sempre di postare solo e soltanto contenuti che portino valore all’immagine della nostra società. Gli aggiornamenti delle pagine social possono essere un ottimo sistema per invogliare nuovi visitatori a passare a trovarci. Infine non dimentichiamo che la fiera è un’occasione ideale per mettere in pratica la nostra abilità di digital PR.

Coltivare le nuove relazioni

Tra le prime operazioni da fare nei giorni successivi alla fiera ce n’è una molto noiosa ma importantissima. Mettere in ordine tutti i biglietti da visita e i contatti acquisiti, per aggiungerli nel nostro database e nella mailing list. Volendo è possibile utilizzare un software di Customer Relationship Management. Cos’è? Il CRM è un sistema per raccogliere non solo tutti i dati sui nostri contatti ma anche per tenere traccia delle interazioni avute. Tra gli strumenti e le strategie per trarre il meglio da una fiera è il meno noto, ma è preziosissimo. Così non rischieremo di dimenticare intuizioni e potenziali agganci importanti. Anziché spendere soldi in nuovi programmi,, possiamo semplicemente utilizzare un file Excel. Partiamo dividendo tutti i contatti in categorie (clienti, fornitori, giornalisti, eccetera…) e catalogando ogni informazione correlata già in nostro possesso (interessi, impressioni sul contatto, eventuali punti di vicinanza, proposte da fare, ecc.).

Mettiamo in ordine tutti i biglietti da visita raccolti e ricopiamo ordinatamente gli appunti che abbiamo preso sulle persone con cui abbiamo parlato

Una volta che la fiera sarà finita, lasciamo passare qualche giorno. Dopodiché contattiamo tutti via email, attraverso messaggi personalizzati e mirati. Se non otteniamo risposta passiamo ai mezzi più tradizionali e chiamiamo telefonicamente quei contatti che ci interessano di più e con i quali c’è già stata una maggiore interazione. In alternativa, non trascuriamo la possibilità di stabilire un primo contatto attraverso le chat dei social, come Facebook Messenger.